Virtuall Assistanz
Wir suchen jemanden, der Zahlen im Griff hat, Prozesse liebt und Verantwortung übernimmt . Diese Rolle ist entscheidend für unseren Cashflow, unsere finanzielle Klarheit und saubere Abläufe im Hintergrund. Wenn du Struktur brauchst, Ordnung liebst und Dinge zuverlässig zu Ende bringst, lies weiter. Ziel der Rolle Du stellst sicher, dass Rechnungen, Zahlungen, KPIs und Finanzprozesse korrekt, aktuell und übersichtlich laufen – ohne ständiges Nachfragen . Du arbeitest selbstständig, denkst mit und verbesserst bestehende Systeme. Aufgaben Deine Kernaufgaben Zahlungs- & Rechnungsmanagement Rechnungsstellung & Rechnungsabschluss Sicherstellung fristgerechter Zahlungen Tracking von Nichtzahlern inkl. sauberer Übersicht Unterstützung im Mahn- und Eskalationsprozess KPIs & Reporting Wöchentliche Aufbereitung relevanter KPIs Monatliche Übersicht zu Zahlungen, offenen Posten & Abweichungen Entscheidungsreife Daten statt Zahlenchaos Buchhaltung & Verträge Daily Check neuer Verträge (Abrechnung, Raten, Zahlungsziele) Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater Unterstützung bei Kündigungen & Vertragsauflösungen Kundenprüfung bei Abrechnungen ⚙️ Prozesse & Systeme Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Systeme Dokumentation von Prozessen (SOPs) Erkennen von Schwachstellen & saubere Lösungsvorschläge Finanzielle Vorarbeit Unterstützung bei Planungs- & Forecast-Prozessen Vorbereitung von Finanzcontrolling-Grundlagen Vorarbeit für Setter / Closer (finanzielle Klarheit) Qualifikation Was du mitbringen musst (nicht verhandelbar) Hohe Zuverlässigkeit – Deadlines sind für dich verbindlich Sehr gute Struktur- & Zahlenaffinität Prozessdenken statt Aufgaben-Abhaken Sorgfalt, Genauigkeit, Ordnung Klare, sachliche Kommunikation Selbstständige Arbeitsweise Du fühlst dich wohl mit Wiederholung, Kontrolle und Verantwortung . Was nicht passt klassische VA-Profile kreative Chaos-Typen „Ich arbeite intuitiv“-Mentalität Menschen, die Konflikte oder Mahnungen scheuen Benefits ⏱ Rahmenbedingungen 25–40 Stunden pro Monat Remote Klare Prozesse & Übergabe Bezahlte Probephase (7–14 Tage) Bewerbungsprozess Nach einer Vorauswahl erhältst du eine kurze Testaufgabe , die reale Aufgaben aus dem Alltag abbildet. Bewerbung Wenn du bis hier gelesen hast und dachtest: „Endlich eine Rolle mit Klarheit und Verantwortung“ , dann bewirb dich mit: kurzem Überblick zu deinem Hintergrund relevanter Erfahrung im Bereich Finance / Ops / Rechnungen deiner aktuellen Verfügbarkeit (Std./Monat) Über uns – HealthCreator Gesundheitscoaches → bewusste Unternehmer:innen Wir helfen Gesundheitscoaches, Trainer:innen und Therapeut:innen , ihr Wissen in digitale Premium-Produkte zu transformieren – damit sie mehr Menschen helfen , ohne sich selbst zu überarbeiten oder auszubrennen. Unsere Mission Wir verändern den Coaching-Markt. Wir bauen ein neues Verständnis von Coaching: Ergebnisse statt leere Versprechen ethischer Verkauf statt Manipulation echte Transformation statt Content-Müll Unsere Vision: In fünf Jahren verkauft niemand mehr einfach „Coaching“. Sondern ermöglicht nachhaltige Veränderung – mit System, Herz und Struktur.