Office Specialist*

Mit rund 6.300 Mitarbeitern und zahlreichen Produktionsstandorten im In- und Ausland sowie 1,58 Mrd. Euro Umsatz gehören wir zu den führenden Unternehmensgruppen für Farben, Lacke, Bautenschutz und energiesparende Wärmedämm-Verbundsysteme in Europa mit Sitz im Rhein-Main-Gebiet. Im Profi- und auch DIY-Geschäft sind wir mit unseren bekannten Marken Caparol und Alpina Marktführer. Zur weiteren Verstärkung unseres Office Excellence Centers suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt mehrere Office Specialist* In dieser Rolle ist Homeoffice und mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands an insgesamt 9 Tagen/Monat möglich (auf Basis einer Vollzeittätigkeit). Das erwartet dich: Du bietest administrativen Support für Führungskräfte im mittleren Management und trägst zur reibungslosen Abwicklung aller anfallenden Geschäftsprozesse bei. Du koordinierst und organisierst Meetings und Veranstaltungen und sorgst für deren reibungslosen Ablauf von A bis Z – von der Terminplanung, über die Einladung der Teilnehmer bis hin zur Ausstattung der Räume. Du stellst die Einhaltung von Richtlinien und Ablaufprozessen sicher und gewährleistest die Datenintegrität und Vertraulichkeit. Du bereitest Präsentationen, Agenden, Entscheidungsvorlagen und Protokolle vor und führst Follow-Ups zuverlässig durch. Du leistest professionellen Support bei administrativen Aufgaben wie Reiseplanung, Bestellanlage und Rechnungsabwicklung sowie weiteren Aufgaben gemäß Servicekatalog. Das bringst du mit: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und ggf. eine Weiterbildung im Bereich Business Administration oder eine vergleichbare Qualifikation. Du verfügst idealerweise über Zusatzqualifikationen wie Microsoft Office Specialist, Projektmanagement oder KVP bzw. Office Excellence. Du hast Erfahrung im Umgang mit Bestellanforderungen und Rechnungsfreigaben sowie im Reisemanagement. Du zeigst eine strukturierte und systematisch Denk- und Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Zuverlässigkeit. Du zeichnest dich durch starke Kommunikationsfähigkeiten, organisatorisches Talent und die Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit in Teams aus. Du bist offen für permanente Weiterbildung im modernen Office Management, z.B. im Hinblick auf Systeme, Tools und Workflows. Du verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie idealerweise über Kenntnisse in einer weiteren Fremdsprache. We are looking forward to your online application!