Executive & Personal Assistant (Freelance, Remote)
Dreamlight Labs gehört zu den am schnellsten wachsenden Eventmarken im deutschsprachigen Raum. Mit unseren Live-Erlebnissen begeistern wir jährlich über 250.000 Besucher in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren europäischen Ländern.
Für die kommende Wachstumsphase suchen wir keine klassische Assistenz, sondern eine rechte Hand für den Gründer. In dieser Rolle arbeiten Sie direkt mit dem Gründer zusammen und übernehmen organisatorische, administrative und operative Themen, damit er sich vollständig auf Wachstum, Strategie, neue Projekte und Unternehmensentwicklung konzentrieren kann.
Wir suchen eine Person, die nicht nur Aufgaben verwaltet, sondern Verantwortung übernimmt, Probleme eigenständig löst und Themen zuverlässig vorantreibt.
Aufgaben
Kommunikation mit Anwälten, Steuerberatern, Versicherungen und Dienstleistern
Reiseplanung und Reiseorganisation
Terminmanagement und Koordination
Nachverfolgung von Fristen, offenen Aufgaben und Projekten
Recherche zu geschäftlichen und privaten Themen
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Vergleich und Auswahl von Dienstleistern
Verwaltung und Organisation wichtiger Dokumente
Unterstützung bei internationalen Projekten
Koordination verschiedenster organisatorischer Herausforderungen
Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Gründer benötigt einen spezialisierten Steuerberater in Portugal. Sie recherchieren passende Ansprechpartner, führen erste Gespräche, vergleichen die Optionen und präsentieren konkrete Empfehlungen inklusive Vor- und Nachteilen. Nach der Entscheidung organisieren Sie die Umsetzung.
Qualifikation
Erfahrung in einer Rolle mit hoher Eigenverantwortung, z. B. als Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Manager, Office Manager oder vergleichbar
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Sehr gute Deutschkenntnisse
Gute Englischkenntnisse
Professionelle Kommunikation mit externen Partnern
Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
Sicherer Umgang mit digitalen Tools
Fähigkeit, Probleme eigenständig zu lösen und Themen konsequent zu Ende zu bringen
Wichtiger als Abschlüsse oder Zertifikate ist uns, dass Sie Verantwortung übernehmen, mitdenken und zuverlässig Ergebnisse liefern.
Benefits
Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer
Langfristige Zusammenarbeit
Vollständig remote
Hohe Eigenverantwortung ab dem ersten Tag
Internationale Projekte
Abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einfluss
Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis
Geplant sind ca. 30–40 Stunden pro Woche mit langfristiger Perspektive
Keine festen Kernarbeitszeiten – Ergebnisse zählen, nicht Anwesenheit
Budgetrahmen je nach Erfahrung und Qualifikation: ca. 3.500 € bis 5.500 € pro Monat
Für die kommende Wachstumsphase suchen wir keine klassische Assistenz, sondern eine rechte Hand für den Gründer. In dieser Rolle arbeiten Sie direkt mit dem Gründer zusammen und übernehmen organisatorische, administrative und operative Themen, damit er sich vollständig auf Wachstum, Strategie, neue Projekte und Unternehmensentwicklung konzentrieren kann.
Wir suchen eine Person, die nicht nur Aufgaben verwaltet, sondern Verantwortung übernimmt, Probleme eigenständig löst und Themen zuverlässig vorantreibt.
Aufgaben
Kommunikation mit Anwälten, Steuerberatern, Versicherungen und Dienstleistern
Reiseplanung und Reiseorganisation
Terminmanagement und Koordination
Nachverfolgung von Fristen, offenen Aufgaben und Projekten
Recherche zu geschäftlichen und privaten Themen
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Vergleich und Auswahl von Dienstleistern
Verwaltung und Organisation wichtiger Dokumente
Unterstützung bei internationalen Projekten
Koordination verschiedenster organisatorischer Herausforderungen
Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Gründer benötigt einen spezialisierten Steuerberater in Portugal. Sie recherchieren passende Ansprechpartner, führen erste Gespräche, vergleichen die Optionen und präsentieren konkrete Empfehlungen inklusive Vor- und Nachteilen. Nach der Entscheidung organisieren Sie die Umsetzung.
Qualifikation
Erfahrung in einer Rolle mit hoher Eigenverantwortung, z. B. als Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Manager, Office Manager oder vergleichbar
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Sehr gute Deutschkenntnisse
Gute Englischkenntnisse
Professionelle Kommunikation mit externen Partnern
Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
Sicherer Umgang mit digitalen Tools
Fähigkeit, Probleme eigenständig zu lösen und Themen konsequent zu Ende zu bringen
Wichtiger als Abschlüsse oder Zertifikate ist uns, dass Sie Verantwortung übernehmen, mitdenken und zuverlässig Ergebnisse liefern.
Benefits
Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer
Langfristige Zusammenarbeit
Vollständig remote
Hohe Eigenverantwortung ab dem ersten Tag
Internationale Projekte
Abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einfluss
Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis
Geplant sind ca. 30–40 Stunden pro Woche mit langfristiger Perspektive
Keine festen Kernarbeitszeiten – Ergebnisse zählen, nicht Anwesenheit
Budgetrahmen je nach Erfahrung und Qualifikation: ca. 3.500 € bis 5.500 € pro Monat